CTI Client Hilfe:
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- Verknüpfung der ACT!-Kontakte
- Wählen aus ACT! heraus
- Eingehende Anrufe anzeigen / Datensatz in ACT! öffnen

#### PhoneSuite CTI Client im Einsatz mit ACT!

> ACT! ist eine CRM-Anwendung von Sage. Siehe: www.act.com

> Hinweise: Die speziellen Funktionen für ACT! sind nur in der Professional-Version enthalten.

#### Verknüpfung der ACT!-Kontakte

> ###### Die Verknüpfung der ACT!-Kontakte erfolgt über:

> 1. [Telefonbuch > Neu > Neue Ordner-Verknüpfung... > Outlook, ODBC, Textdateien...]
> 2. Wählen Sie im Dialog "Typ der Datenquelle" den Eintrag [ACT!].
> 3. Im Dialog "Name und Inhalt" können Sie ggf. den vorgeschlagenen Ordner-Name und den Inhalts-Typ ändern.
> 4. Im Dialog "Datenquelle" wählen Sie die zu verknüpfende ACT!-Datenbank aus.
> 5. Im Dialog "Spaltenauswahl" können Sie zusätzliche Spalten auswählen oder nicht benötigte abwählen. Die Voreinstellung können Sie erst einmal beibehalten (Änderungen sind hier auch später noch möglich.).
> 6. Die Dialoge "Eigenschaften der Eingabefelder" und "Cache" sollten Sie im ersten Schritt ebenfalls unverändert übernehmen.
> 7. Mit [Fertigstellen] ist die Dialogführung abzuschließen.
> 8. => Die ACT!-Kontakte sind jetzt in der Ordnerstruktur sichtbar.

> ###### Rufnummern:

> ACT! speichert die Landesvorwahl in einem extra Datenfeld, dass vom CTI Client nicht direkt gelesen werden kann.

> - Der CTI Client ergänzt die Landesvorwahl daher anhand des Landesnamens vom jeweiligen Kontaktdatensatz.
>   Für Datensätze mit Auslandsnummern muss also auch der Landesname eingetragen werden.

> ###### Änderung der gebundenen Spalten/Felder:

> - In der Grundeinstellung werden die Felder mit Informationen zum Name und Anschrift, Telefon, EMail, Homepage verknüpft.
> - Um die gebundenen Spalten zu ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner und wählen [Eigenschaften (Ordner)].
> - Im Reiter "Spaltenauswahl" können Sie nun zusätzliche Spalten binden oder nicht benötigte Spalten abwählen.
> - Über den Reiter "Eigenschaften der Eingabefelder" ist für die neu ausgewählten Felder der Inhalts-Typ und die Kategorie anzugeben. Weitere Infos...

> ###### Datenmaske individuell anpassen:

> - Selektieren Sie dazu einen Datensatz im verknüpften ACT!-Ordner und öffnen die zugehörige Datenmaske per F2-Taste oder Kontextmenü.
> - Über den Tool-Button können Sie die Eingabemaske in den Editor-Modus schalten und die Felder nach den eigenen Erfordernissen anordnen. Weitere Hinweise...

> ###### Aktualisierung geänderter Datensätze (Synchronisation):

> Wenn in ACT! Datensätze bearbeitet, neu hinzugefügt oder gelöscht werden, sind diese Änderungen aufgrund des Daten-Caches nicht sofort im PhoneSuite CTI Client sichtbar. Um die Änderungen sichtbar zu machen, werden folgende Synchronisations-Varianten unterstützt:

> - manuelle Synchronisation des gesamten Ordners: Markieren Sie dazu den Ordner und drücken Sie die Funktionstaste F5. Es werden dann alle geänderten Datensätze neu eingelesen. Wenn Sie innerhalb von 5 Sekunden nochmals F5 drücken, wird der Ordner komplett neu eingelesen.
> - manuelle Synchronisation eines Datensatzes: Wenn Sie in der Ordnerstruktur auf einem Datensatz stehen und die F5-Taste betätigen, wird dieser Datensatz neu eingelesen. Ein Datensatz wird ebenfalls immer neu eingelesen, wenn er in der Datenmaske geöffnet wird.
> - Automatische Synchronisation des gesamten Ordners: In der Grundeinstellung werden verknüpfte Ordner einmal pro Woche synchronisiert. Das Synchronisationsintervall kann über [Ordner > Eigenschaften > Cache] individuell angepasst werden.

> > Tipp: Kontakt direkt in ACT! öffnen:
> > Ein Klick auf den Button links von öffnet den Kontakt für weitere Aktionen direkt in ACT!. Die gleiche Funktion ist auch über das Kontext-Menu des Datensatzes verfügbar.

#### Wählen aus ACT! heraus

> Für die Wahl von Rufnummern gibt es drei Varianten:

> - Wahl per Hotkey
> - Wahl per mittlerer Maustaste (am Beispiel von Outlook)
> - Wahl über den "Anrufen"-Button von ACT!:
>   - Konfigurieren Sie als erstes die Wähl-Einstellungen von ACT! über: [Extras > Einstellungen > Kommunikation > Wahlhilfe > Wahlhilfe verwenden]
>     - Selektieren Sie in der Auswahlbox "Modem oder Leitung" den "CTI Client TAPI-Connector".
>     - Über [Standort > Eigenschaften...] sind die eigenen Standort-Einstellungen festzulegen.
>     - Das Auswahlfeld "Kontakt anhand der Anschlusskennung suchen" sollte kein Häkchen enthalten. Wie eingehende Anrufe zu behandeln sind, ist weiter unten beschrieben.
>     - Im CTI Client ist unter [Optionen > Telefonie > Wahl aus anderen Anwendungen heraus] der Haken "CTI Client TAPI-Connector aktivieren" zu setzen.
>   - Wenn Sie jetzt auf den "Anrufen"-Button von ACT! klicken, öffnet sich der Wahlhilfe-Dialog. Ein Doppelklick auf die gewünschte Rufnummer leitet dann den Verbindungsaufbau ein.

> Hinweis: Wird das ACT!-Wählhilfefenster während der Verbindung geschlossen, funktioniert der nächste Verbindungsaufbau nicht mehr und ACT! muss neu gestartet werden. Nachdem die Verbindung beendet wurde, kann auch das Wählhilfefenster geschlossen werden.

#### Eingehende Anrufe anzeigen / Datensatz in ACT! öffnen

> Kommende Rufe werden über den PhoneDialog angezeigt.

> - Ein Klick auf den Button öffnet die Kontakt-Datenmaske des PhoneSuite CTI Client.
> - Über eine Ordner-Option lässt sich die Datenmaske auch automatisch bei einem eingehenden Anruf öffnen: [Kontextmenü des Ordners > Eigenschaften (Ordner) > Eigenschaften]
> - Ein Klick auf den links stehenden Button öffnet den Kontakt für weitere Aktionen direkt in ACT!. (Screenshot mit Beispiel für einen Outlook-Kontakt)

> Hinweis zum ACT!-Plugin: Das Plugin dient der Anzeige eines Kontakts im ACT!. Das Plugin wird installiert, sobald Sie das erste Mal versuchen einen Kontakt in ACT! zu öffnen.

> Sage, the Sage logos, ACT!, and the Sage product and service names mentioned herein are registered trademarks or trademarks of Sage Software, Inc., or its affiliated entities.